在效率至上的当下,普通的邮箱无法满足日常工作的需求,更别谈提升效率。但完美邮箱的问世,及其“邮箱+协同办公”的产品功能差异化,却让电子邮箱在商务办公领域的位置发生了改变。
乍一看,完美邮箱和其他主流邮箱没有太大差别,只是界面更加清新简洁,我们搜索到邮箱的官网www.88.com,然后花费小小时间,就能注册并使用邮箱。
熟悉使用一段时间后,可以感受到完美邮箱与传统邮箱的主要差异在于,它融入了一些更适合办公场景使用的功能。在协同办公方面,完美邮箱支持的功能包括团队工作台、功能邮件一键导入、团队通讯录、认证签名、转发邮件可设置任务下发等,综合来看,完全符合他们主打的“轻OA办公”体验,把一些原来只有办公软件上才有的功能搬到了邮箱之中。
除此之外,针对线上商务沟通场景,完美邮箱集成了一些新功能,例如在线文档、视频会议等。同时,为了让页面布局更合理、满足不同使用者的需求,完美邮箱可选三栏式展示页面,把一些插件的入口独立开来,让调用变得更加方便;同时,在信件编辑界面,我们可以选用各式各样的商务模板,以满足不同场景下写信的需求。举个简单的例子,同事之间的沟通邮件、与上司的沟通邮件、周报/月报邮件都有不同的格式,而完美邮箱内置的相关模板可以灵活编辑与使用,让我们办公的效率大幅提升。
相信大家对“周报”这一工作任务应该不会感到陌生。作为总结阶段工作成果的重要工具,周报的价值非常高,然而每周都要按时编辑与发布,难免有些编辑行为存在重复操作的现象,效率低下。既然是面向商务人群的邮箱,利用完美邮箱发周报会不会简单许多?我们实际尝试了一下:
从首页可以见到,完美邮箱的“写信”按钮子菜单中就自带了“周报”选项,我们点击“周报”功能进入到周报编写界面。
从“周报”功能进入的编写界面,已经具备了我们所需要的大多数信息,例如周报日期(自动计算周期)、内容分类等等,填好收件人(可从通讯录中快速导入)和周报内容后,便可发送。一方面避免了某些重复性操作,如收件人等;另一方面,通过自动计算周期、基础模板等功能,极大提高了周报编辑与发布的效率。
要是放在以前,小雷写周报还得自己算好日期、写小标题、对着上周的内容回忆自己的工作之类的,而且是每一周写周报,这些动作都得重复一遍 。但现在这些“准备工作”已经被邮箱提前准备好,我们只需把注意力放在内容修改即可,确实省心不少。
不仅如此,完美邮箱处理周报的便捷性还在于,我们可以在编辑页面功能栏的右侧直接导入上一篇周报,方便我们进行数据比对、回顾工作等操作。反正小雷现在使用的邮箱可没有如此智能的功能,想要复盘此前的周报只能利用邮件转发,不得不说完美邮箱确实做到了更加细致和专业。
在体验了完美邮箱一段时间后,我们发现“团队工作台”这一功能,才是它的核心功能点所在。在使用团队工作台之前首先需要创建团队,主要操作是命名团队/公司的名称、添加说明等等。
比如我们这里直接把团队命名为“雷科技”,通过简单的设置后便可使用工作台。团队工作台的功能非常丰富,周报、任务、审批、请假、文档等一应俱全,基本就是一个小型的OA系统了。
当然,这还不是全部。邮箱的细分功能里还藏着一些更细致的功能,比如“审批”就包括了各式各样的审批事项,招聘、转正、离职、出差、加班等一切需要上级同意的行政申请,都可以利用完美邮箱中的审批邮件发出申请。
从收件人的角度来看,团队成员发出的邮件主题、内容一目了然,我甚至不需要1秒钟,就能了解具体内容,也方便我进行判断和审批。其他团队功能,如周报、任务、请假等,都有着差不多的体验,也就是快速提交、快速审核,处理起来也更加节省时间。
完美邮箱的“任务下发”功能也很有意思,简单来说就是我们可以快速生成“任务邮件”,给同事或者下属指派特定任务。我们可以在首页的“写信”按钮二级菜单中快速生成任务邮件,也可以在团队工作台中生成。
不同于常规邮件,任务邮件可以设置Deadline,也就是最后完成限期,方便我们进行任务规划和时间管理。显然,通过邮件来安排任务,在科学性和合理性上要比口头指派、社交软件聊天指派好得多,最重要的是有一份书面文件呈现,会显得更加严肃和正式。而完美邮箱通过功能设置简化了生成任务邮件的门槛,让这一切都变得自然而然。
另外,我们也注意到,完美邮箱会自动将邮件进行分类和归纳,方便我们快速地进行查找。而在线文档、共享网盘等功能的加入,则可以让团队间的协同工作变得更加便捷。
授予权限、登陆账户之后,在线文档功能就算是开通了。我们既可以在线上新建文档,也可以直接导入本地文档,而导入的文档可以在邮箱中打开并编辑,同属一个团队内的成员,也可以实时查看和同时编辑文档。
基本上,完美邮箱的线上文档 可以实现大多数办公软件的体验,甚至还可能更好一些。毕竟这是基于网页实现的功能,我们无需下载任何软件,随时随地打开电脑就可以使用,而且载入速度、响应速度也都非常不错。
综合我们的这些体验来看,完美邮箱给我们的感觉更像是一个基于网页的“办公软件”,融合了邮箱功能。在“团队工作台”在内的办公功能加持下,完美邮箱的确可以有效地提升我们日常工作中的沟通效率,一些琐事、碎事,如申请、审核、周报等均可以在其中快速完成,而重要事项也可以利用线上文档、视频会议等功能实现沟通确认。过往办公软件+OA+沟通系统才能实现的功能,现在用常用的工作邮箱就能实现,极大地节省了我们的工作成本和所需时间。
以“商务”作为切入点可行吗?
在体验上,完美邮箱确实给我们留下了十分深刻的印象。对于上班族来说,如果可以在工作的环节中节省时间,那么自然是一桩好事。但小雷的其他同事听到完美世界要做邮箱的时候,无一表现出一些“惊愕”:都2020年了,怎么还有公司推邮箱新品?
从数据来看,现在邮箱已经不是“主流”的社交工具,发展了近30年的邮箱产品,在中国的用户数量约为3.2亿;而短短几年时间,IM应用的用户基数已经来到了十亿级别。从发展的趋势来看,电子邮箱虽然是工作必需品,但确实不再是主流。完美邮箱的未来会有戏吗?
由于抓准的是办公、商务需求,完美邮箱很有机会找到突破口。如果说个人普通邮箱,重复传统邮箱功能,那么前景可能是暗淡的,现在依然使用电子邮箱进行日常生活交流人实在屈指可数。然而,出于工作需要而使用电子邮箱进行商务沟通的却大有人在,电子邮箱对他们而言要比社交软件更加重要,毕竟这是“吃饭的工具”之一。
考虑到目前线上办公在我国普及率仍不高,未来肯定还会有继续发展的空间。而电子邮箱作为正式场合的重要沟通工具也必然会长期存在,完美邮箱的出现,可以看作是一种长线投资,超级域名的存在也更支持孵化其他类型产品。
完美世界本身也是大家好感度很高的品牌,在互联网圈颇被关注和看好,已通过多样化的产品将品牌渗透至 不同人群,这让完美邮箱有了一定的先发优势。最直接的影响是,大家对完美邮箱的尝试意愿和接纳程度更高一些,毕竟在中国市场中有着“酒越香越醇”的传统,大家对老品牌有着天然的好感。
最重要的一点,还是凭产品实力说话。经过短暂的体验,完美邮箱在差异化方面做得确实相当出色,而非“重复发明轮子”。对小雷这种经常要用到邮箱的用户来说,简化使用流程、降低时间消耗成本可以说是最大诉求之一,但目前在用的、以前用过的电子邮箱里没有哪一个说可以让我们感到“节省了时间”。
最重要的一点,完美邮箱是免费的个人商务邮箱!“免费”对于个人及小微团队而言无疑是成本压力的减负。
目前,完美邮箱已在Windows、Mac、iOS、Android四个平台推出,从桌面到移动终端,更高效的使用体验,可以满足大多数的商务办公需求,同时也保证了其协同办公的能力在工作层面的万无一失。